Politique de confidentialité

Delpacto est une marque exploitée par Phonio Technologies Inc. (« Delpacto », « nous », « notre » ou « nos »), une société québécoise inscrite sous le NEQ 1180390438. Nous accordons de l’importance à la protection de vos renseignements personnels et nous nous engageons à les traiter de façon responsable, transparente et sécuritaire.

La présente politique explique quels renseignements personnels nous recueillons, pourquoi, comment nous les utilisons, avec qui nous pouvons les communiquer, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits. Elle s’applique à notre site Web delpacto.com (y compris delpacto.ca), à notre formulaire de contact et de demande de rendez-vous, ainsi qu’à nos échanges avec vous par courriel, téléphone ou tout autre canal.

Elle doit être lue avec nos Conditions d’utilisation et notre Politique relative aux témoins/cookies.

1. Qui est responsable de vos renseignements personnels?

Phonio Technologies Inc. est responsable des renseignements personnels sous son contrôle, y compris ceux qui sont traités pour son compte par ses fournisseurs de services.

Les questions, demandes d’exercice de droits et plaintes concernant la protection des renseignements personnels peuvent être adressées à cette personne.

2. Portée de la politique

Delpacto offre des services à des entreprises. Certains renseignements concernant une entreprise, comme sa dénomination sociale ou son adresse commerciale générale, peuvent ne pas constituer des renseignements personnels. Toutefois, les renseignements qui concernent une personne physique, notamment un propriétaire individuel, un dirigeant, un employé, un représentant ou une personne-contact, peuvent être protégés par les lois applicables.

La présente politique ne s’applique pas aux renseignements anonymisés de façon irréversible ni à ceux qui ne permettent pas d’identifier une personne physique.

3. Renseignements que nous recueillons

Nous limitons la collecte aux renseignements raisonnablement nécessaires aux fins indiquées dans la présente politique.

a) Contact et demande de rendez-vous

Lorsque vous remplissez notre formulaire ou nous écrivez, nous pouvons recueillir votre nom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone, le nom et le site Web de votre entreprise, votre fonction, le contenu de votre message, les renseignements sur votre boutique ou votre projet, ainsi que vos disponibilités de rendez-vous.

b) Relation d’affaires et exécution des mandats

Lorsque vous devenez client, nous pouvons recueillir les renseignements nécessaires à la préparation d’une soumission, à la conclusion d’un contrat et à la réalisation du mandat : coordonnées des personnes-ressources, numéros d’entreprise ou de taxes, adresse de facturation, documents et contenus que vous nous transmettez, ainsi que les accès à vos outils (par exemple un accès collaborateur à votre boutique Shopify).

Lors de la réalisation d’un mandat, il est possible que nous ayons accès à des renseignements concernant vos propres clients (par exemple des commandes ou des données de boutique). Nous n’y accédons que dans la mesure nécessaire au mandat, nous ne les utilisons pas à d’autres fins et nous vous invitons à ne nous donner accès qu’aux données requises.

c) Facturation et paiement

Nous conservons les renseignements nécessaires à la facturation et au suivi des paiements (factures, montants, dates, mode de paiement, références de transaction). Nous ne recevons ni ne conservons le numéro complet d’une carte de paiement; les paiements par carte, le cas échéant, sont traités par des fournisseurs spécialisés. Un virement bancaire ou Interac peut toutefois révéler des renseignements comme le nom du payeur, son institution financière ou la référence de la transaction.

d) Communications et marketing

Nous conservons nos échanges avec vous, vos préférences de communication, votre consentement à recevoir des communications commerciales et, lorsque cette fonction est activée et permise, des données sur la livraison et l’ouverture de nos courriels.

e) Renseignements techniques et utilisation du site

Lorsque vous naviguez sur notre site, nous ou nos fournisseurs pouvons recueillir automatiquement certains renseignements : adresse IP et localisation approximative qui peut en être déduite, type d’appareil, navigateur, système d’exploitation, langue, pages consultées, clics, défilements, heures d’accès, site ou campagne d’origine, ainsi que des identifiants en ligne, témoins de connexion et technologies similaires.

4. Comment recueillons-nous les renseignements?

• Directement auprès de vous, lorsque vous remplissez un formulaire, prenez rendez-vous, communiquez avec nous, acceptez une soumission ou concluez un contrat.
• Automatiquement, lors de votre utilisation du site, au moyen de témoins, journaux de serveur, pixels et technologies similaires.
• Auprès de fournisseurs de services, notamment Shopify et les plateformes de mesure et de communication que nous utilisons.
• Auprès de sources professionnelles ou publiques (site Web de votre entreprise, registre des entreprises, profils professionnels), lorsque cela est nécessaire pour préparer un échange ou vérifier une information, et lorsque la loi le permet.

Sur demande, nous vous informerons de la source des renseignements recueillis auprès d’un tiers, sous réserve des exceptions prévues par la loi.

5. Pourquoi utilisons-nous vos renseignements?

• répondre à vos demandes, organiser et tenir un rendez-vous;
• préparer des soumissions, conclure et exécuter des contrats de services;
• facturer, percevoir les paiements et tenir nos registres comptables et fiscaux;
• communiquer avec vous au sujet d’un mandat, d’un compte ou d’une demande;
• assurer la sécurité, le fonctionnement et l’amélioration de notre site et de nos services;
• comprendre l’utilisation du site et mesurer l’efficacité de nos communications et de nos campagnes, uniquement lorsque le consentement requis a été obtenu;
• vous envoyer des communications commerciales, avec votre consentement;
• respecter nos obligations légales et établir, exercer ou défendre nos droits.

Nous n’utiliserons pas vos renseignements personnels à une nouvelle fin incompatible avec celles décrites ci-dessus sans obtenir le consentement requis ou sans autre autorisation légale.

6. Consentement et choix

Nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels avec votre consentement, sauf lorsque la loi le permet ou l’exige autrement. Le consentement peut être exprès ou implicite selon la nature et la sensibilité des renseignements ainsi que le contexte. Lorsque la loi l’exige, notamment pour les renseignements sensibles, le consentement est exprès.

Certains renseignements sont nécessaires pour répondre à une demande ou exécuter un mandat. Si vous refusez de les fournir ou retirez votre consentement, nous pourrions ne pas être en mesure de fournir le service concerné.

Les communications commerciales et les technologies non essentielles d’analyse, de publicité ou de profilage sont utilisées avec le consentement requis. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles et d’un délai raisonnable pour traiter la demande. Le retrait n’affecte pas la validité du traitement effectué auparavant.

7. Témoins de connexion et technologies similaires

Notre site utilise des témoins de connexion (cookies) et des technologies similaires, regroupés en quatre catégories : strictement nécessaires, fonctionnels, analyse et performance, publicité et mesure.

Pour l’instant, notre site n’utilise que les témoins de Shopify (fonctionnement de la boutique et statistiques de visite) et aucun témoin publicitaire. Si nous ajoutons des outils d’analyse tiers ou de publicité, ils ne seront activés qu’avec votre consentement, au moyen d’un bandeau qui vous permettra d’accepter, de refuser ou de modifier vos choix en tout temps. Le refus des technologies non essentielles ne vous empêchera pas d’utiliser notre site ni de communiquer avec nous.

Pour la liste détaillée des témoins, leurs durées et la façon de les gérer, consultez notre Politique relative aux témoins/cookies.

8. Services et technologies que nous utilisons

Nous utilisons actuellement les services ci-dessous. Les renseignements traités varient selon les fonctions utilisées, vos choix de confidentialité et nos réglages.

Service	Utilisation principale	Renseignements pouvant être traités
Shopify	Exploitation et hébergement du site, formulaire de contact et de demande de rendez-vous, notifications par courriel	Renseignements saisis dans le formulaire (nom, courriel, téléphone, message), appareil et navigation, adresse IP

Shopify traite certains renseignements sous sa propre responsabilité. Vous pouvez consulter son avis de confidentialité : Shopify.

Nous n’ajouterons un outil d’analyse tiers ou de publicité qu’après avoir obtenu votre consentement lorsque la loi l’exige.

Nous pouvons remplacer un fournisseur ou ajouter un outil lorsque nos activités évoluent. Avant de le faire, nous évaluons les renseignements concernés, la nécessité du service et les mesures de protection, et nous mettons la présente politique à jour lorsque le changement touche de façon pertinente les pratiques décrites ici.

9. À qui pouvons-nous communiquer des renseignements?

Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements personnels. Nous pouvons communiquer uniquement les renseignements raisonnablement nécessaires aux catégories de destinataires suivantes :

• notre plateforme de commerce électronique et nos fournisseurs d’hébergement, de stockage, de sécurité et de soutien informatique;
• nos fournisseurs de courriel, de communication, de gestion de formulaires et de relation client;
• nos fournisseurs d’analyse ou de publicité, lorsque le consentement requis a été obtenu;
• nos partenaires et sous-traitants qui collaborent à la réalisation d’un mandat, sous obligation de confidentialité;
• nos comptables, assureurs, conseillers juridiques et autres conseillers professionnels soumis à des obligations de confidentialité;
• les autorités fiscales, administratives, judiciaires ou policières lorsque la loi l’exige ou le permet;
• une partie à une opération commerciale envisagée ou réalisée (financement, réorganisation, fusion ou vente d’actifs), sous réserve de mesures de confidentialité appropriées.

Nos fournisseurs sont autorisés à traiter les renseignements uniquement pour les services qui leur sont confiés, conformément à leurs obligations contractuelles et légales.

10. Traitement à l’extérieur du Québec

Delpacto est établie au Québec, mais certains de nos fournisseurs peuvent traiter ou conserver des renseignements ailleurs au Canada, aux États-Unis ou dans d’autres territoires. Dans ce cas, les renseignements peuvent être assujettis aux lois du territoire où ils sont traités et être accessibles aux autorités qui y ont compétence.

Avant de confier des renseignements personnels à un fournisseur à l’extérieur du Québec, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée requis par la loi (sensibilité des renseignements, finalité, mesures de protection, régime juridique applicable) et nous mettons en place des mesures contractuelles, organisationnelles et techniques adaptées aux risques identifiés.

11. Durée de conservation et destruction

Nous conservons les renseignements seulement pendant la période nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sous réserve des obligations légales et des délais nécessaires pour protéger nos droits.

Catégorie	Période générale
Demande de contact ou de rendez-vous sans suite	Jusqu’à 24 mois après le dernier échange
Prospects et soumissions non acceptées	Jusqu’à 24 mois après la dernière communication
Dossier client (contrat, communications, livrables)	Pendant la relation d’affaires et généralement jusqu’à 24 mois après la fin du mandat, sauf les éléments devant être conservés plus longtemps
Factures, paiements, taxes et documents comptables	Généralement 6 ans après la fin de la dernière année fiscale à laquelle ils se rapportent, ou plus longtemps si la loi, une réclamation ou un litige l’exige
Accès aux outils des clients	Retirés à la fin du mandat ou sur demande du client
Consentements, désabonnements et préférences marketing	Pendant la durée nécessaire pour respecter vos choix et démontrer notre conformité
Données liées aux témoins	Selon la durée du témoin ou de l’outil concerné, indiquée dans notre Politique relative aux témoins/cookies, après quoi elles sont supprimées ou agrégées

Ces périodes peuvent être prolongées lorsqu’une loi l’exige, lorsqu’un différend ou une enquête est en cours, ou lorsqu’un renseignement est nécessaire à l’exercice ou à la défense d’un droit. Une fois la finalité accomplie et le délai applicable expiré, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés conformément aux exigences applicables.

12. Mesures de sécurité

Nous utilisons des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables en fonction de la sensibilité, de la quantité, de la finalité et du support des renseignements, notamment, selon le cas :

• la limitation des accès aux personnes qui en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions;
• l’utilisation de mots de passe robustes, de l’authentification multifacteur et de contrôles d’accès;
• le chiffrement des communications du site;
• des engagements de confidentialité auprès des personnes et des partenaires ayant accès à des renseignements;
• des sauvegardes, des mises à jour et des procédures de gestion des incidents;
• une sélection et un encadrement raisonnables des fournisseurs qui traitent des renseignements pour notre compte.

Aucune méthode de transmission ou de conservation n’est entièrement exempte de risque. Nous ne pouvons donc pas garantir une sécurité absolue.

13. Incidents de confidentialité

Nous maintenons un processus visant à détecter, contenir, évaluer et documenter les incidents de confidentialité, et nous tenons un registre de ces incidents. Lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons avec diligence la Commission d’accès à l’information du Québec et les personnes concernées, ainsi que toute autre autorité devant être avisée, conformément aux lois applicables. Nous prenons également les mesures raisonnables pour réduire les risques de préjudice et prévenir la répétition d’un incident semblable.

14. Vos droits

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, vous pouvez :

• demander si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet et en obtenir l’accès ou une copie;
• faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
• demander la suppression d’un renseignement lorsque sa collecte, sa communication ou sa conservation n’est pas autorisée, ou lorsqu’il n’est plus nécessaire et qu’aucune obligation n’en justifie la conservation;
• retirer votre consentement à certaines utilisations ou communications;
• demander la communication de certains renseignements informatisés recueillis auprès de vous dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou leur transmission à une personne ou à un organisme autorisé (portabilité);
• demander, dans les situations prévues par la loi, la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel ou la désindexation d’un lien qui y donne accès;
• vous désabonner des communications commerciales;
• déposer une plainte concernant nos pratiques de protection des renseignements personnels.

Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements personnels.

Toute demande doit être présentée par écrit au responsable indiqué à la section 1. Nous pouvons prendre des mesures raisonnables pour vérifier votre identité avant de répondre, et nous n’utiliserons les renseignements fournis à cette fin que pour traiter et sécuriser la demande. Nous répondrons avec diligence et, dans le cas d’une demande d’accès ou de rectification assujettie à la loi québécoise, au plus tard dans les 30 jours suivant sa réception. Si nous refusons une demande en tout ou en partie, nous en expliquerons les motifs et les recours applicables.

Vous pouvez aussi communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés : www.cai.gouv.qc.ca.

15. Communications commerciales

Avec le consentement requis par la loi, nous pouvons vous envoyer de l’information sur nos services, nos contenus et nos offres. Chaque message commercial électronique indique notre identité, nos coordonnées et un moyen simple de vous désabonner; vous pouvez aussi nous écrire à contact@delpacto.com. Votre désabonnement sera traité sans délai et au plus tard dans les 10 jours ouvrables. Il n’empêche pas l’envoi des communications nécessaires à un mandat en cours, à la facturation ou à une obligation contractuelle.

16. Mineurs

Notre site et nos services s’adressent à des entreprises et à leurs représentants. Ils ne sont pas conçus pour les enfants et nous ne cherchons pas à recueillir sciemment des renseignements personnels auprès d’un mineur de moins de 14 ans sans le consentement requis. Si vous croyez qu’un mineur nous a transmis des renseignements personnels, communiquez avec nous afin que nous puissions prendre les mesures appropriées.

17. Sites et services de tiers

Notre site peut contenir des liens vers des sites ou services de tiers. Leurs pratiques sont régies par leurs propres politiques et ne relèvent pas de Delpacto. Nous vous invitons à lire leurs avis de confidentialité avant de leur transmettre des renseignements.

18. Modifications de la politique

Nous pouvons modifier la présente politique afin de refléter l’évolution de nos pratiques, de nos fournisseurs, de nos technologies ou des lois applicables. La version à jour est publiée sur notre site avec la date de la dernière mise à jour. En cas de modification importante, nous publierons un avis bien visible sur le site ou vous en informerons directement lorsque la loi ou la nature du changement le requiert. Une nouvelle utilisation de renseignements déjà recueillis nécessitera le consentement requis, sauf si la loi permet autrement cette utilisation.

19. Questions et plaintes

Pour poser une question, exercer un droit ou formuler une plainte, communiquez avec :

Veuillez indiquer suffisamment de détails pour nous permettre de comprendre et de traiter votre demande. Une plainte sera examinée de façon impartiale et confidentielle, et le responsable vous informera du résultat de l’examen dans un délai raisonnable.